Dokumente kopieren und Akten sortieren - arbeiten als Bürohilfe

Welche Jobs übernehmen unsere Zenjob-Talents eigentlich? Nachdem wir Dir in dieser Kategorie bereits von der Arbeit im Housekeeping, als Night Audit und als Kellner erzählt haben, ist heute die Bürohilfe dran. Welche Aufgaben hat man als Bürohilfe? Welche Kenntnisse sollte man mitbringen und wie sind die Arbeitszeiten?


Zum Job - Was macht man als Bürohilfe?

Die Aufgaben einer Aushilfe lassen sich nicht allgemein bestimmen - es kommt ganz auf das Unternehmen an. In der Vergangenheit waren unsere Talents beispielsweise in folgenden Bereichen tätig:

  • Allgemeines Büromanagement
  • Ablage und Dokumentenmanagement
  • Telefonannahme und anschließende Weiterleitung
  • Pflege der Bestandsdaten
  • Sortieren von Akten
  • Vorbereitende buchhalterische Arbeiten

Die Arbeitszeiten sind dabei ganz bürotypisch, liegen also in der Regel zwischen 8 und 18 Uhr.

 

Was muss ich können, um als Bürohilfe zu arbeiten?

Auch hier kommt es ganz auf das Unternehmen und dessen Bedarf an. Wie immer findet ihr eine genaue Beschreibung der Tätigkeit und die Anforderungen des Jobs dafür in den Beschreibungen der Zenjob-App.

In der Regel sind sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift gefragt. Ist das Team international oder agiert international sind zudem gute Englischkenntnisse ein Muss.

Wer E-Mails beantwortet und Anrufe in Empfang nimmt sollte über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen und sich nicht vor Telefongesprächen scheuen.

Zudem wird meist gewünscht, dass die Talents gute Kenntnisse in MS-Office/Open Office mitbringen. Wer mit Tabellen und Datenbeständen arbeiten möchte, sollte sehr gute Excel-Kenntnisse, eine Affinität für Zahlen und eine genaue und sorgfältige Arbeitsweise mitbringen.

Generell gehen die Aufgaben und Grade der Verantwortung weit auseinander: Manche der Jobs lassen sich ohne vorherige Erfahrungen übernehmen. Andere erfordern Vorerwarhungen mit Verwaltungssoftwares oder buchhalterische Grundkenntnisse - hier setzen wir dann Talents ein, die im Rahmen eines Praktikums, Werkstudentenjobs oder einer Ausbildung vor dem Studium schon Erfahrungen sammeln konnten.


Arbeitskleidung

Auch hier geben wir besondere Anforderungen in unserer App an. Nie verkehrt sind eine dunkle Hose mit einer Bluse oder einem Hemd. Selbst wenn der Dresscode im Büro eher lässig ist, solltest Du nicht in einer Jogginghose zur Arbeit erscheinen.

 

Wie findet man einen Job als Aushilfe im Büro?

Wer als Student nebenher und flexibel Aushilfsjobs im Büro übernehmen möchte, kann sich bei Zenjob als Talent bewerben. Wer in den Talentpool aufgenommen wird, kann sich in der Zenjob-App  passende Jobs selbst auswählen.

Und los geht’s - unsere Tipps als Aushilfe im Büro

  • Informiere Dich vor Deinem Einsatz über die Firma
  • Du übernimmst das Telefon? Schreibe Dir für den Anfang einen Post-It mit Deiner Begrüßungsfloskel und klebe ihn neben den Apparat.
  • Dir wird ein neues Programm erklärt? Mache Dir Notizen zu den Vorgängen.
  • Du arbeitest mit einer Endlos-Excel-Tabelle. Gönne Deinen Augen alle paar Minuten eine Pause und versuche in die Ferne zu schauen (z.B. aus dem Fenster)